La factura debe detallar específicamente los artículos comprados, no puede decir “varios”

SISTEMAS MAESTROS DE INFORMACIÓN S,A.

REGLAMENTO INTERNO DE CAJA CHIC= A

Artículo 1.- Co= ncepto. El Reglamento de Caja Chica comprende el conjunto de normas y procedimientos vinculados con la asignación, administración, reintegro y con= trol de Caja Chica.

Artículo 2.- Objetivo. Definir las normas, procedimiento= s y responsabilidades para la aprobación, asignación, administración, reintegro y control de Cajas Chicas en todos los departamentos de la empresa.<= /p>

Artículo 3.- De= finiciones. Para fines de correcta interpretación, el significado de la terminología utilizada en el presente reglamento es la siguiente:

a)&n= bsp; Fondo de Caja Chica: Son recursos financieros en efectivo que se encuentran disponibles y en custodia del Encargado de Caja = Chica, para realizar pagos por montos menores a diez mil colones (¢10,000) que por su carácter de urgencia, se requiera disponer del efectivo de fo= rma inmediata.

b)&n= bsp; Encargado de Caja Chica: Funcionario asignado como responsable de realizar los pagos por medio de Caja Chica, de acuerdo con l= as normas y procedimientos de este reglamento, así como de custodiar los fondos en efectivo, facturas, vales y todo comprobante que sirva como respa= ldo de las erogaciones realizadas por este medio.

c)&n= bsp; Arqueo: Verificación del fondo de Caja Chica= a través de su aplicación en el gasto, facturas, recibos, comprobantes y saldo disponible.

Artículo 4.- Re= sponsables. Para la aprobación, asignación, administración, reinte= gro, control y verificación de informes de Caja Chica, existirán responsables encargados, los cuales deberán regir su actuació= n de acuerdo a las siguientes reglas:

a. Aprobación:

a.1. El Gerente Financiero como encargado del Presupuesto y Planificación Financiera de la empresa, es responsable de aprobar la fijación y as= ignación de los montos de Caja Chica en cada departamento que lo requiera y de acuer= do con el Flujo de Caja de la empresa.

b. Asignación:

&nbs= p;

b.1. La Gerencia y Jefatura de cada área serán las responsables de fijar y asi= gnar los montos de caja chica en su departamento, de acuerdo con las necesidades= específicas. Para esto, deberá contarse con la aprobación previa de la Gerencia Financiera.

c. Administración= :

c.1. = El funcionario asignado como responsable para administrar y custodiar estos fondos en efec= tivo es el Encargado de Caja Chica.

c.2. = El monto a pagar por medio de Caja Chica, por ningún motivo, podrá exc= eder los diez mil colones (¢1= 0.000) diarios por persona. Únicamente se aprobarán montos mayores en casos excepcionales y cuando cuente con el visto bueno de la Jefatura Administr= ativa.

c.3. = Toda factura o recibo debe ser extendida, oficialmente, a nombre de Sistemas Maestros de Información S.A. No serán aceptadas facturas con nombres particulares o en blanco, o aquellas que hayan sido alteradas.

c.4. = La factura o recibo debe detallar, específicamente, los artículos comprados.
Esta prohibido recibir una factura o recibo con la indicación “= ;varios”; el mismo no debe contener tachaduras o borrones que pongan en duda la verac= idad de los datos ahí consignados.

c.5. L= a factura, recibo, vale o comprobante deben tener la firma legible y número de cédula de la persona que recibe el efectivo para poder ser pagados.<= /p>

&= nbsp;

c.6. = La factura, recibo, vale o comprobante, debe tener el visto bueno: firma legib= le y
número de cédula de la persona que aprueba el gasto.

c.7. = Los vales deben contar con la firma de la persona que recibe el efectivo y el v= isto bueno de la persona que lo autoriza; estos deberán ser liquidados máximo 3 días hábiles después contra factura del gasto.

c.8. = Los documentos que no cumplan con estos requisitos NO podrán ser aceptados como comprobantes de egreso de caja chica sin excepción.

d. Reintegro:

d.1. = Es responsabilidad ineludible de la persona asignada para la administraci&oacu= te;n
de los fondos de Caja Chica, elaborar y presentar la solicitud de reintegro= una vez por semana, este documento debe estar firmado por el Encargado de Caja Chica, debe tener el visto bueno del Jefe Inmediato Superior y toda la documentación adjunta que respalde los movimientos realizados; la cu= al debe cumplir con lo establecido en este Reglamento de Caja Chica.

d.2. = El reintegro se debe solicitar todos los días miércoles de cada semana, por medio del
documento “REINTEGRO DE CAJA CHICA - MLX”. Este documento debe contener los datos completos que se solicitan en el mismo; los gastos deben estar clasificados en las cuentas contables y unidades operativas correspondientes en cada caso y en cuadros separados de PRODUCTOS y PROYECT= OS, totalizando cada uno por separado, y debe indicar al final el total de la s= uma de ambos. Este último equivale al monto por reintegrar a la Caja. De existir inconsistencias, se devolverá al Encargado de la Caja Chica, para que sean subsanadas. En este caso, el reintegro procederá una vez que se hayan subsanado los= errores detectados y se considere que el documento esté completo y claro, de acuerdo con lo establecido en este Reglamento.

d.3. = Es responsabilidad del Encargado de la Caja Chica velar porque siempre la Caja tenga fondos disponibles con el fin de cubrir las necesidades para las cuales este ha sido creado. De existir algún motivo por el cual esto no se cumpla, es deber del Encargado de Caja Chica informarlo a la Jefatura Adminis= trativa, quien se encargará de buscar una pronta solución a este inconveniente.

e. Control:

e.1. L= os arqueos se realizarán de forma sorpresiva y en diferentes períodos de
tiempo y estos podrán ser efectuados por la Contadora Externa o por la Jefatura Adminis= trativa.

e.2. L= os faltantes que se detecten en los arqueos, deberán ser reintegrados p= or el
Encargado de la Caj= a Chica en el mismo momento de su detección y dichos faltantes serán considerados como una falta grave.

&= nbsp;

e.3. L= os sobrantes que se detenten en los arqueos, deberán ser depositados a = la cuenta bancaria de la empresa el día hábil siguiente del mome= nto de su detección.

&= nbsp;

Artículo 5.- Pr= ohibiciones. Queda terminantemente prohibido utilizar los fondos de Caja Chica en gastos ajenos a su específico fin, como préstamos a empleados u otras personas ajenas a la empresa, canje de cheques, o cualquier otra erogación distinta al objeto o fin para el que ha sido creado este f= ondo; que es estrictamente el de solventar las necesidades dentro de la empresa, = de pagos en efectivo por montos menores a diez mil colones (¢10,000). Los gastos que sobrepasen este monto deberán solicitarse al área Administrativa/Financiera por medio de una Orden de Compra.